Studi Kasus: Platform Digital Run For Hope 2025
PT. Gema Aktifitas Kreatif
Layanan:
Platform Pendaftaran Digital Event “Run For Hope”
Tantangan (The Challenge)
Sebelum bekerja sama dengan Riuvi, tim Run For Hope telah menggunakan vendor lain untuk menangani website dan sistem pendaftaran mereka. Namun, proses tersebut penuh kendala sejak awal.
Masalah dimulai dari hal yang tampak sederhana: nama domain salah ejaan — “comunity” alih-alih “community”. Dari situ, rangkaian kendala teknis mulai muncul satu per satu. Proses pengajuan ke payment gateway juga berjalan lambat karena dokumen KYC tidak sesuai dan kurangnya tindak lanjut ke pihak ketiga, sehingga sistem pembayaran tidak pernah aktif tepat waktu.
Di sisi lain, backend WordPress berantakan, dengan plugin bertumpuk dan konfigurasi yang tidak konsisten. Akibatnya, pengelolaan data peserta menjadi tidak terstruktur.
Untuk mengatasi keterlambatan dan memastikan event tetap berjalan, tim akhirnya memutuskan menggunakan sistem darurat: pendaftaran melalui Google Form dan validasi manual menggunakan spreadsheet.
Hasilnya, data peserta menjadi berantakan. Tim penyelenggara kesulitan melakukan konsolidasi, memverifikasi pembayaran, serta memantau status check-in secara real-time.
Mereka membutuhkan satu sistem digital terpusat untuk:
Menggabungkan seluruh data pendaftaran ke dalam satu dashboard,
Mengelola dan memverifikasi pembayaran otomatis,
Menyediakan sistem check-in digital di hari-H event,
Sekaligus memberikan pengalaman pendaftaran yang profesional dan bebas error bagi peserta.
Solusi (The Solution)
Riuvi membangun solusi digital end-to-end yang dimulai dari masa transisi (handover) dengan vendor sebelumnya. Saat kami menerima proyek ini, sistem lama sudah dalam kondisi live—penjualan tiket sudah berlangsung melalui integrasi Google Form dan proses validasi masih dilakukan secara manual oleh panitia.
Langkah pertama kami adalah membangun sistem validasi pembayaran otomatis berbasis Google Form yang tetap bisa digunakan tanpa mengganggu pendaftaran yang sedang berjalan. Kami mengembangkan mekanisme di mana setiap pembayaran yang diverifikasi oleh admin secara otomatis:
Menghasilkan (generate) PDF kuitansi,
Mengirimkan email konfirmasi kepada peserta lengkap dengan detail pembayaran dan bukti transaksi digital.
Solusi ini memastikan transisi tetap mulus tanpa menghentikan proses penjualan tiket yang sedang aktif.
Setelah sistem sementara ini stabil, kami melanjutkan ke fase kedua: penyelesaian verifikasi dan KYC dengan pihak Mayar sebagai payment gateway utama. Setelah seluruh proses KYC selesai, kami melakukan migrasi penuh ke ekosistem Mayar yang menjadi sistem satu pintu (centralized system) untuk pendaftaran dan pembayaran peserta.
Seluruh data dari berbagai sumber sebelumnya — dua Google Forms, satu portal Mayar lama, dan daftar manual dari sponsor — kami konsolidasikan secara menyeluruh ke dalam satu dashboard Mayar yang terintegrasi.
Kemudian kami memperluas sistem ini dengan:
Integrasi Email & WhatsApp otomatis untuk notifikasi status pembayaran, e-ticket, dan pengumuman peserta.
Pembuatan backend dashboard kustom google sheet untuk memantau status peserta, rekap data pembayaran, dan laporan check-in saat Race Pack Collection (RPC).
Optimalisasi keamanan dan performa server agar sistem tetap stabil menghadapi ribuan pendaftar yang mengakses secara bersamaan.
Dengan sistem baru ini, proses pendaftaran, validasi, dan pelaporan menjadi terpusat, otomatis, dan transparan. Tim panitia kini dapat mengelola seluruh data peserta hanya dalam satu sistem tanpa proses manual yang rumit.
Hasil (The Result)
Implementasi sistem yang kami bangun terbukti sukses di lapangan.
Sistem baru ini berhasil mengelola 623 data peserta yang terkonsolidasi dari berbagai sumber dan mencatat 580 peserta melakukan check-in di hari pengambilan RPC, menghasilkan tingkat kehadiran yang impresif sebesar 93,1%.
Keberhasilan ini dicapai dalam waktu pengembangan yang sangat singkat — karena proyek dimulai saat periode penjualan tiket sudah berjalan. Tim Riuvi beradaptasi cepat dengan situasi tersebut, melakukan:
Migrasi data multi-sumber secara aman tanpa kehilangan satu pun entri,
Pembuatan sistem penomoran BIB otomatis untuk tiap peserta,
Integrasi sistem notifikasi dan pelaporan real-time, yang memungkinkan panitia memantau status peserta dan pembayaran secara langsung,
Optimalisasi alur check-in sehingga proses Race Pack Collection (RPC) di lokasi berlangsung cepat, efisien, dan bebas antrean panjang.
Lebih dari sekadar sistem pendaftaran, platform ini menjadi fondasi digital bagi penyelenggaraan event Run For Hope yang profesional dan terukur.
Klien kini memiliki sistem yang dapat digunakan kembali untuk event mendatang—dengan data yang rapi, proses yang otomatis, dan pengalaman peserta yang jauh lebih baik.